Faktura, którą i tak wystawiłaby Twoja księgowość
Zatwierdzasz rachunek w Stalmio, a on trafia do Xero lub wFirmy jako faktura sprzedaży: Twój kontrahent, Twoje konta, Twoje stawki. Fakturę nadal wystawia i numeruje Twoja księgowość i to ona prowadzi księgi.
Zastępuje: przepisywanie każdego rachunku do programu księgowego i comiesięczne ustalanie, czego zabrakło.
Jak to wygląda dzisiaj
- Każdy rachunek jest wpisywany dwa razy: raz przez osobę, która wykonała pracę, i raz przez osobę, która księguje.
- Przy drugim wpisaniu po cichu przestają się zgadzać konto, stawka VAT i nazwa kontrahenta.
- Najgorzej jest z kaucjami. Pieniądze pobrane przed wykonaniem usługi nie są przychodem, a o tym, czy nim zostaną, zwykle decyduje arkusz kalkulacyjny.
Co robi Stalmio
- Zatwierdzony rachunek staje się fakturą sprzedaży w Xero lub wFirmie, na Twoich kontach i stawkach.
- Kaucje trafiają na zobowiązanie i są rozliczane przy wykonaniu usługi, więc nigdy nie wyglądają jak przychód.
- Jedna faktura na jeden rachunek. Ponowna próba odczytuje istniejącą, więc duplikat nie powstanie.
Jak to działa
Zatwierdzasz rachunek
Rachunek to zwykły dokument Stalmio: maszyna, okres wynajmu, robocizna, części, transport. Zatwierdzenie to jedyny nowy krok, a zanim cokolwiek zostanie wysłane, widzisz dokładnie to, co pójdzie.
Trafia do Twojego programu księgowego
Jako faktura sprzedaży na Twojego kontrahenta, na Twoich kontach i stawkach, w podziale na to, co faktycznie sprzedano: sprzedaż maszyn, wynajem, robocizna serwisu, części, transport i dostawa, uszkodzenia i straty, paliwo, pozostałe opłaty oraz kwota rozliczenia mają własne konta. Wybierasz, czy trafia jako wersja robocza, czy jako zatwierdzona faktura. W Polsce domyślnie jest to wersja robocza.
Księgowość wystawia fakturę
Zatwierdza ją i wysyła ze swojego programu, który nadaje jej numer. To się nie zmienia: numeracja, wysyłka i odpowiedzialność prawna zostają dokładnie tam, gdzie były.
Rachunek pokazuje, że faktura powstała
Rachunek w Stalmio zapisuje, że faktura istnieje, który to dokument i gdzie się znajduje, oraz prowadzi do niej odnośnikiem. Jeśli zostanie później opłacona u wystawcy, rachunek można z niej odświeżyć zamiast zgadywać.
Dla Twojej księgowej
- Stalmio nie jest wystawcą. Faktura VAT powstaje w Twoim programie księgowym, tam jest numerowana i to ona jest dokumentem prawnym.
- Scenariusz miesiąca pracy dealera, brytyjskiego i polskiego, jest księgowany pozycja po pozycji przy każdej kompilacji i porównywany z tym, czego się spodziewasz: VAT należny, sprzedaż netto i należności w podziale na kontrahentów.
- Kaucje leżą na zobowiązaniu do czasu wykonania usługi i są rozliczane dopiero wtedy. Żądanie kaucji nigdy nie jest wysyłane jako faktura, a proforma nie jest wysyłana wcale, dopóki się nie przekształci.
- Jedna faktura na jeden rachunek. Ponowna próba odczytuje fakturę, która już istnieje, zamiast tworzyć drugą, więc zerwane połączenie nie zostawi Ci duplikatu.
- Nic nie jest wysyłane w ciemno. Podgląd pokazuje dokładnie te dane, które zostaną wysłane, zbudowane tym samym kodem, który je wysyła, więc to, co sprawdzasz, jest tym, co pójdzie.
Co dostajesz dziś
- Zatwierdzone rachunki trafiają do Xero lub wFirma jako faktury sprzedaży, z Twoim klientem, Twoimi kontami, Twoimi stawkami podatku i datą dostawy.
- Każde wysłanie jest wcześniej pokazane w całości i widzisz dokładnie to, co otrzyma system księgowy.
- Faktura zachowuje numerację Twojej księgowości i pozostaje jej dokumentem, więc KSeF i Peppol obsługiwane są tam, gdzie już są.
O co pytają dealerzy
- Czy Stalmio wystawia faktury?
- Nie. Stalmio tworzy rachunek, czyli dokument handlowy, a faktura VAT powstaje w Xero lub wFirmie, tam jest numerowana i tam znajduje się dokument prawny. To świadoma decyzja, a nie brak: wystawca bierze na siebie obowiązki, które się z wystawianiem wiążą, a w Polsce należy do nich KSeF.
- Co dzieje się z kaucją?
- Trafia na zobowiązanie z tytułu kaucji, a nie na przychód, bo pieniądze pobrane przed wykonaniem usługi nie są jeszcze przychodem. Gdy sprzedaż albo wynajem się kończy, kaucja jest rozliczana z fakturą, a zobowiązanie znika. Samo żądanie kaucji nigdy nie trafia do programu księgowego jako faktura.
- Co, jeśli anulujemy rachunek po wysłaniu?
- Faktura u wystawcy zostaje anulowana, jeśli nic na nią nie wpłynęło, albo skorygowana, jeśli wpłynęło. Stalmio nigdy nie zmienia ani nie usuwa dokumentu, który Twoja księgowość już ponumerowała, bo w większości miejsc po prostu nie wolno tego robić.
Zobacz to na swoim sprzęcie
Demo to rozmowa, a nie pokaz slajdów. Weź swoje maszyny, swój wynajem i to, co w tygodniu uwiera najbardziej.
Umów demo